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2015年12月01日 (火)

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「出勤時に打刻はしません」そう答えた社員が4割。それでもうまくいく勤怠管理方法とは?

こんにちは、muramoto です。

今回は、弊社の勤怠管理方法について公開したいと思います。まずこの記事を書く前に、弊社の勤怠管理方法について「社内アンケート」を実施しました。すると、なんと4割以上の社員から、出勤時に「打刻を忘れる」「何もしない」「何も考えず出退勤している」との回答が…!

もちろんこれらの回答には理由があります。弊社で実際に導入している勤怠管理方法、事務の方が行っている日々の管理業務、社内アンケートに寄せられた社員の声などを紹介します。

ICカードをPaSoRiにかざす

打刻を忘れても、何もしなくても、意識しなくても、出勤・退勤?

まずはじめに、社内アンケートの内容を紹介します。弊社の勤怠管理方法について、便利なところ(好きなところ)を聞いてみました。

– 打刻という概念を忘れていいのが便利
– 特に何もしなくていいところ
– 何も考えず出退勤しているだけで打刻される
– 出勤・退勤を意識せずに済むので帰りも押し忘れがなくなる。

打刻を忘れても、何もしなくても、何も考えなくても、意識しなくても、出勤・退勤できるとは?

会社に来るだけで出勤、帰るだけで退勤を自動記録!

何もしなくても出勤・退勤できる理由は、この動画を見ればわかるはず。

「とおってシュキーン」は、スマホにアプリを入れるだけで、出勤・退勤を自動で記録します。導入は簡単で、まず会社に親機となる iPad(または iPhone)を設置します。社員は、それぞれ自分のスマホ(iOS/Android 端末)に専用アプリをインストールします。これで準備OK!

実はこの「とおってシュキーン」、弊社で開発したもの。勤怠管理システム「シュキーン」の打刻方法の一つで、社員は会社に来るだけで「出勤」が、帰るだけで「退勤」が自動で記録されるようになっています。「とおってシュキーン」を使えば、打刻を忘れても、何もしなくても、何も考えなくても、意識しなくても、出勤・退勤が記録できてしまいます!

しかし、問題がひとつ。昨年8月、iOS の位置情報サービス「iBeacon」に対応した iOS 版アプリをリリース。全自動出退勤記録の機能「とおってシュキーン」が誕生しました。しかし Android には対応していなかったため、Android 端末では「とおってシュキーン」を使うことができませんでした。

Android 版リリースで「とおってシュキーン」の利用率アップ!

出退勤の記録 スマホで簡単(日本経済新聞)
▲「とおってシュキーン」について紹介する記事。11月6日(木) 日本経済新聞北海道版

「もっとも出勤が簡単な勤怠管理システム」を目指している「シュキーン」にとって、Android 版を開発することは自然な流れでした。技術的に難しいところもありましたが、そこはエンジニアの意地。他チームの社員にもベータテストに協力してもらいながら、Android 版の開発が行われました。

そして今月ついに、「BLE(Bluetooth Low Energy)」の技術を利用した Android 版アプリをリリース。Android 端末でも「とおってシュキーン」が使えるようになりました。iOS/Android 両方に対応したことで、今までよりも多くの社員に「とおってシュキーン」を使ってもらえるようになりました。

2種類の打刻方法(とおってシュキーン/かざしてシュキーン)を併用

シュキーン選べる3種類の打刻方法

勤怠管理システム「シュキーン」には、3種類の打刻方法があります。紹介した「とおってシュキーン」のほか、NFC 対応 IC カードをかざして打刻する「かざしてシュキーン」、PC/スマホのブラウザ上からクリックして打刻する「Web でシュキーン」があります。弊社では、「とおってシュキーン」と「かざしてシュキーン」の、2つの打刻方法を併用しています。現在、約130人ほどの社員が「シュキーン」を利用しています。

■ 社員の4割が「とおってシュキーン」で「何もせず」に出勤・退勤

弊社で利用されている打刻方法
※調査期間 2015年11月1日〜17日(利用人数 132人)

社員の 59% が「かざしてシュキーン」を、41% が「とおってシュキーン」を使っています。4割くらいの社員が、何もせずに(スマホを持って会社に来る・帰るだけ)で出勤・退勤しているというわけです。これからもっと多くの社員に使ってもらえるよう、改良と改善を進めているところです。

■ オフィス2箇所に親機を設置

オフィス2箇所に親機を設置
▲オフィス中央(矢印)は「とおってシュキーン」の親機。入口付近(丸印)は「かざしてシュキーン」の親機。

「とおってシュキーン」の親機は iPhone 4S を利用

とおってシュキーンの親機 とおってシュキーンの親機

「とおってシュキーン」の親機は、BLE (Bluetooth Low Energy) で子機(社員のスマホ)と通信をしています。どの席にいても子機が受信できるよう、発信機となる親機をオフィス中央に置いています。

「とおってシュキーン」の親機には、現在 iPhone 4S を使用しています。iPhone 4S は3年以上前に発売された機種ですが、「とおってシュキーン」の親機としてはまだまだ活躍できます!使わずに眠っている iPhone や iPad の活用方法としておすすめです。バッテリーの充電が切れてシャットダウンしてしまわないよう、電源コードをつないだ状態にしています。

とおってシュキーン > 必要な端末 > 親機

「かざしてシュキーン」の親機は iPad mini + PaSoRi を利用

かざしてシュキーンの親機 ICカード(入館証)をPaSoRiにかざす

「かざしてシュキーン」の親機は、出勤・退勤時に打刻しやすいように入口付近に置いています。

「かざしてシュキーン」の親機には、現在 iPad mini を使用しています(以前は Nexus 7 を置いていました)。カードリーダーには、SONY の PaSoRi を使っています。社員は入館証として白い IC カードを持っているので、そのカードをかざして打刻する人が多いようです。

かざしてシュキーンiOS版(+PaSoRi RC-S390)
かざしてシュキーンAndroid版(+PaSoRi RC-S380)

事務の方に聞きました。「シュキーン」でどのように勤怠管理していますか?

勤怠管理する事務さん

ここからは、実際の勤怠管理がどのように行われているか紹介します。事務の方に、「シュキーン」で行っている業務内容について聞きました。勤怠管理に関する業務は、おもに4つあるそうです。

1. 打刻修正申請を承認する(毎日)
2. 給与を計算する(毎月)
3. シュキーンの利用方法を説明する(入社時)
4. 社員の退職処理をする(退職後)

1. 打刻修正申請を承認する(毎日)

打刻修正申請

社員が、自分の打刻忘れや出勤・退勤時間の間違いに気付いたら、ブラウザ上の管理画面から「打刻修正申請」をします。

打刻修正申請(承認)

申請すると、事務の方(管理者)の管理画面に申請の件数が表示されます。事務の方は申請理由をチェックして、「承認」または「却下」を行います。月末は申請が増えるので、チェックを付けて「まとめて承認」が便利。

打刻修正申請 | タイムマネジメント型勤怠管理システム 「シュキーン」

2. 給与を計算する(毎月)
「シュキーン」から勤怠データをエクスポートして、給与計算ソフトにインポートします。

3. 「シュキーン」の利用方法を説明する(入社時)
事務の方から説明を聞いて、社員自身がICカードの登録、社員データの登録を行います。

4. 社員の退職処理をする(退職後)
退職する社員の最後の給与計算が終わると、退職処理を行います。

「シュキーン」導入以前は、社員全員分のタイムカードを集計しなければなりませんでした。月末はタイムカード集計に時間が取られ、帰宅はかなり遅い時間になっていたそうです。「シュキーン」導入後は、集計をすべて「シュキーン」が行うため、手作業だったタイムカードの集計は不要になりました。帰宅の時間は大幅に早くなり、たいへん喜んでいるとのことです。

社内でアンケートしました。「シュキーン」の使い勝手はどうですか?

「シュキーン」を使い勝手や打刻方法について、社内でアンケートを取ってみました。感想や意見の一部を紹介します。※調査期間 2015年11月13日〜17日(回答数 34名)

「シュキーン」以外の打刻方法(シュキーン導入以前)で、不便だったことは?

excelで勤怠管理

■ 手書き & 毎日上長の判をもらうのが面倒

– 出退勤時刻を印刷された勤務表に手書きしていて、毎日上長の判をもらうのが面倒でした。
– 紙から手打ちで勤務表に書き写さないといけなかった事。
– エクセルシートに毎日の時間を記述する形式だったので、時間の間違いや漏れがないかチェックするのが手間だったこと

■ 自分のタイムカードを探すのが億劫

– 前職はタイムカードを打刻する勤怠管理でしたが、自分のタイムカードを探すのが億劫でした。
– タイムカード打刻の順番待ち
– 印字がズレて見づらくなってしまったりする事

「シュキーン」の便利なところ(好きなところ)は?

とおってシュキーン

■[とおってシュキーン]打刻を意識せずに済む & 押し忘れがなくなる

– 出勤・退勤を意識せずに済むので帰りも(打刻の)押し忘れがなくなる。
– 朝の混雑する時間帯に、前の人の打刻が遅くてタッチの差で遅刻することがない
– バックグラウンドで起動し続けていてもバッテリーの持ちが良い

■[かざしてシュキーン]かざすだけで認識してもらえてとても楽

– 自分で名前を探さなくても、かざしたりするだけで認識してもらえるのはとても楽で助かっています。
– カードを変更したいときもすぐにできる
– シュキーンのSE(かざした時に鳴るシュキーンという効果音)、音が軽快

「かざしてシュキーン」は、IC カードをかざした時に「シュキーン!」という効果音が鳴ります。動画では、カードリーダー(PaSoRi)を使わずに、Android 端末の背面にあるセンサーに IC カードをかざしています。

■[管理画面]出退勤時間の確認 & 修正依頼が自席でできる

– 自分の出退勤時間を自席で確認でき、修正依頼も自席でできる
– 自身の勤怠状況が簡単に把握できる
– 統計が見られる

■[シュキーン全般]とにかく楽。設定が簡単!

– とにかく楽。
– 設定が簡単!
– シュキーンというフレーズが好き。

打刻に使用している IC カード、端末(スマホ)の種類は?

かざしてシュキーンで使用するICカード

■[とおってシュキーン]打刻に使用している端末の OS/種類は?

スマートフォン(iPhone、Android スマホ)の利用率が高いです。Wi-Fi を利用して、タブレットで出勤するひとも。

打刻に使用している端末の種類

■[かざしてシュキーン]打刻に使用している IC カードの種類は?

いちばん多いのが入館証、次いで通勤に使っている IC カードの SAPICAKitaca の順でした。Felica に対応した Android 端末(おサイフケータイ)でも、打刻可能です。「シュキーン」を導入する場合、新たに IC カードを購入しなくても社員が持っている IC カードが活用できます。

NFC対応ICカード | タイムマネジメント型勤怠管理システム 「シュキーン」

打刻に使用しているICカードの種類

うまくいく勤怠管理方法「シュキーン」、ぜひお試しください!

打刻や集計を「シュキーン」で自動化することで、社員も事務の方もみんなが楽になり、弊社の勤怠管理もうまくいくようになりました。これからも「シュキーン」がさらに便利になるよう、いただいた御要望をもとに改善して参ります。

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